Van Eeckhoutte ICT/IE advocaten - ICT/IP lawyers De juridische kennis van mr. Van Eeckhoutte is up-to-date. Hij schrijft regelmatig artikelen en geeft gastcollege aan de Universiteit Utrecht (vakgroep IT & Recht) en seminars. In dat verband vindt verdieping plaats op het gebied van wet- en regelgeving en jurisprudentie. Cliënten van mr. Van Eeckhoutte weten zich daarnaast verzekerd van de kwaliteit van zijn dienstverlening, doordat hij zich strikt houdt aan 1) de regels van de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA) en 2) een drietal praktijkregels.

 

Ad. 1: Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA)

Op basis van de advocatenwet heeft de NOvA aan alle advocaten o.a. de navolgende regels en verplichtingen opgelegd:

  • de gedragsregels die onder meer bepalen dat het belang van de cliënt voorop staat, de advocaat tot geheimhouding verplicht is en volledig verantwoordelijk is voor de behandeling van zijn zaken. de vertrouwelijkheid van alle gegevens over u zijn goed gewaarborgd zijn
  • de verplichting tot het volgen van permanente opleiding, in welk verband mr. Van Eeckhoutte uitsluitend op vaktechnische cursussen intekent;
  • de verplichting om een beroepsaansprakelijkheidsverzekering te hebben, waarvan het minimaal te verzekeren bedrag € 453.780,00 per gebeurtenis bedraagt tot een totaal van tenminste tweemaal dit bedrag per verzekeringsjaar. De verzekering van Van Eeckhoutte voldoet aan de eisen, gesteld in de 'Verordening op de administratie en financiële integriteit' van de Nederlandse Orde van Advocaten;
  • de verplichting ingevolge de Boekhoudverordening 1998 om een stichting derdengelden ter beschikking te hebben, die voor cliënten bestemd geld beheert. De geregistreerde Stichting Beheer Derdengelden Mr Van Eeckhoutte staat mede onder bestuur van een notaris.

Ad. 2: Praktijkregels

Ter meerdere waarborging van de kwaliteit van de dienstverlening alsmede ter verkrijging van het optimale resultaat, hanteert mr. Van Eeckhoutte de volgende regels:

De cliënt wordt bezocht

Voor zover dat mogelijk is, maakt mr. Van Eeckhoutte bij het eerste contact met u al een inschatting van de aard, omvang van de zaak en de haalbaarheid van uw wensen. Ook bespreekt hij direct de financiële consequenties en hij houdt u daarna gevraagd en ongevraagd tijdig op de hoogte van alle voor u belangrijke informatie.

U zult op deze website geen routeplanner vinden naar het advocatenkantoor, want mr. Van Eeckhoutte komt naar u toe. Dat is wel zo makkelijk, omdat u dan geen waardevolle tijd verliest en alle papieren en gesprekspartners aanwezig zijn. Het zal u maar overkomen dat u vanuit Almere naar Amersfoort rijdt en blijkt dat u de helft van de cruciale overeenkomsten bent vergeten. Met name in projectgeschillen zijn vaak meerdere bedrijfsmedewerkers betrokken en is het dus praktisch om besprekingen bij de cliënt te houden.

Snelle communicatiemiddelen gebruiken

Van Eeckhoutte is goed bereikbaar zijn voor zijn cliënten. Hij zorgt ervoor dat hij alles tijdig afhandelt en geen termijnen overschrijdt. En bij afwezigheid tijdens vakantie of ziekte zorgt hij voor goede vervanging.

E-mail:
In beginsel wordt per e-mail gecommuniceerd: zie contact. Zaakinhoudelijke berichten zijn altijd voorzien van confidential markering en kunnen in versleutelde vorm of voorzien van digitale handtekening worden verzonden.

Telefoon:
Zaakinhoudelijke e-mail wordt vaak door een telefoongesprek gevolgd, om de (juridische) merites en strategie nader te bespreken of een afspraak te maken. Cliënten die op kantoor (+31334481004) geen gehoor krijgen, spreken een bericht in op de voicemail of bellen mobiel +31647074075.

Skype:
Een video conference of vergadergesprekken en chatsessies in beveiligde conference- of chatboxes via Skype met cliënten en relaties in binnen- en buitenland is praktisch en efficiënt. Indien u Skype heeft, kunt u tijdens kantoortijden een open verbinding met mr. Van Eeckhoutte onderhouden. Die verbinding is kosteloos. De Skype applicatie is gratis te downloaden.

Fax:
Per fax (+31847338362) worden overwegend documenten (overeenkomsten, facturen, projectbestekken, functionele ontwerpen e.d.) uitgewisseld die zich niet of niet eenvoudig via e-mail laten versturen. Zonder toestemming worden geen vertrouwelijke documenten aan de cliënt gefaxt, omdat ook anderen dan de geadresseerde 'van de fax' kunnen lezen. In dat geval volgen de stukken per gewone post.

Declaraties inzichtelijk

De tijdspecificatie:
Zie hier een voorbeeld van een tijdspecificatie, dat een verantwoording is van de tijdsbesteding in het advocatendossier.
Van belang is de rekentijd (zie in vet bovenin rechts op de tijdspecificatie). Die wordt met het uurtarief vermenigvuldigd om het salaris te berekenen. Cliënten kunnen te allen tijde vragen hoeveel rekentijd er in hun dossier(s) staat. Op verzoek wordt dit blad tussentijds gemaild. Het wordt sowieso met de einddeclaratie meegestuurd.
De rekentijd is het aantal feitelijk gewerkte minuten (afgerond op 5) vermenigvuldigd met een factor. In beginsel is dat factor 1 en zijn de gewerkte minuten dus gelijk aan de rekentijd. Er zijn echter een aantal afwijkende factoren:

  • Factor 1,2: werk gevraagd op werkdagen tussen 18.00 uur en 23.00 uur, weekends en vakantie- en feestdagen;
  • Factor 0,7: reistijd;
  • Factor 0,5 t/m 0,9: uitgelopen werk waarvan in redelijkheid slechts een bepaald percentage (de dan gerekende factor) in rekening wordt gebracht;
  • Factor 0: werk dat bijv. reeds elders is geschreven.

De declaratie:
Zie hier een voorbeeld van een declaratie (of factuur). Alle declaraties zijn uniek genummerd en dragen als referentie de dossiernaam. In het algemeen wordt tussentijds gedeclareerd wanneer het openstaand saldo tussen de € 1.000,-- en € 2.500,-- ligt of het dossier naar verwachting nog enige tijd openblijft.
Cliënten betalen hun declaraties binnen 14 dagen na declaratiedatum op bankrekening 3619333 ten name van mr. F.J. Van Eeckhoutte, Amersfoort en onder vermelding van het factuurnummer.

Ordentelijke dossiervoering

De administratieve gegevens over een zaak bevatten alle relevante informatie en zijn snel terug te vinden. Van Eeckhoutte legt alle gegevens overzichtelijk en toegankelijk vast. Ook worden alle dossiers zorgvuldig afgesloten en gearchiveerd en bewaard voor de duur van minstens 7 jaren.

Kwaliteit ingeschakelde derden
Mr. Van Eeckhoutte waarborgt de kwaliteit van eventuele derden die hij inschakelt en brengt u hiervan op de hoogte.

Klachtenregeling

Van Eeckhoutte staat open voor klachten m.b.t zijn dienstverlening en wil uw oordeel graag betrekken bij de verbetering van zijn dienstverlening. Heeft u een klacht, vraag of tip, neemt dan contact met hem op.