Dienstverlening gewaarborgd

De juridische kennis van IT/IE-advocaat mr. Van Eeckhoutte is up-to-date. Hij schrijft artikelen en geeft en volgt seminars. In dat verband vindt verdieping plaats op het gebied van literatuur, wet- en regelgeving en jurisprudentie. Cliënten van mr. Van Eeckhoutte weten zich daarnaast verzekerd van de kwaliteit van zijn dienstverlening, doordat hij zich strikt houdt aan 1) de regels van de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA) en 2) een aantal praktijkregels.

Ad. 1: Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA)

Op basis van de advocatenwet, de Verordening op de Advocatuur en de Regeling op de advocatuur heeft de NOvA aan alle advocaten, waaronder Van Eeckhoutte, o.a. de navolgende regels en verplichtingen opgelegd (de regels kunnen gevonden worden op www.advocatenorde.nl:

Derdengelden worden rechtstreeks op rekening van de cliënt overgemaakt. Van Eeckhoutte heeft geen derdengeldrekening.

Ad. 2: Praktijkregels

Ter meerdere waarborging van de kwaliteit van de dienstverlening alsmede ter verkrijging van het optimale resultaat, hanteert IT-advocaat mr. F.J. Van Eeckhoutte de volgende regels:

De cliënt wordt bezocht

Voor zover dat mogelijk is, maakt mr. Van Eeckhoutte bij het eerste contact met u al een inschatting van de aard, omvang van de zaak en de haalbaarheid van uw wensen. Ook bespreekt hij direct de financiële consequenties en hij houdt u daarna gevraagd en ongevraagd tijdig op de hoogte van alle voor u belangrijke informatie.

U zal op deze website geen routeplanner vinden naar het advocatenkantoor, want IT-advocaat Van Eeckhoutte komt naar u toe. Dat is wel zo makkelijk, omdat u dan geen waardevolle tijd verliest en alle papieren en gesprekspartners aanwezig zijn. Het zal u maar overkomen dat u vanuit Almere naar Amersfoort rijdt en blijkt dat u de helft van de cruciale overeenkomsten bent vergeten. Met name in projectgeschillen zijn vaak meerdere bedrijfsmedewerkers betrokken en is het dus praktisch om besprekingen bij de cliënt te houden.

Snelle communicatiemiddelen gebruiken

Van Eeckhoutte is goed bereikbaar zijn voor zijn cliënten. Hij zorgt ervoor dat hij alles tijdig afhandelt en geen termijnen overschrijdt. En bij afwezigheid tijdens vakantie of ziekte zorgt hij voor goede vervanging.

E-mail:
In beginsel wordt per e-mail gecommuniceerd: zie contact. Zaakinhoudelijke berichten zijn altijd voorzien van confidential markering en kunnen in versleutelde vorm of voorzien van digitale handtekening worden verzonden.

Telefoon:
Zaakinhoudelijke e-mail wordt vaak door een telefoongesprek gevolgd, om de (juridische) merites en strategie nader te bespreken of een afspraak te maken. Cliënten die op kantoor (+31334481004) geen gehoor krijgen, spreken een bericht in op de voicemail of bellen mobiel +31647074075. Het kantoor maakt gebruik van een vaste telefoon met een geheimhoudernummer.

Skype:
Een video conference of vergadergesprekken en chatsessies in beveiligde conference- of chatboxes via Skype met cliënten en relaties in binnen- en buitenland is praktisch en efficiënt. Indien u Skype heeft, kunt u tijdens kantoortijden een open verbinding met mr. Van Eeckhoutte onderhouden. Die verbinding is kosteloos. De Skype applicatie is gratis te downloaden.

Fax:
Per fax (+31847338362) worden overwegend documenten (overeenkomsten, facturen, projectbestekken, functionele ontwerpen e.d.) uitgewisseld die zich niet of niet eenvoudig via e-mail laten versturen. Zonder toestemming worden geen vertrouwelijke documenten aan de cliënt gefaxt, omdat ook anderen dan de geadresseerde 'van de fax' kunnen lezen. In dat geval volgen de stukken per gewone post.

Declaraties inzichtelijk

De tijdspecificatie:
Zie hier een voorbeeld van een tijdspecificatie, dat een verantwoording is van de tijdsbesteding in het advocatendossier.
Van belang is de rekentijd (zie in vet bovenin rechts op de tijdspecificatie). Die wordt met het uurtarief vermenigvuldigd om het salaris te berekenen. Cliënten kunnen te allen tijde vragen hoeveel rekentijd er in hun dossier(s) staat. Op verzoek wordt dit blad tussentijds gemaild. Het wordt sowieso met de einddeclaratie meegestuurd.
De rekentijd is het aantal feitelijk gewerkte minuten (afgerond op 5) vermenigvuldigd met een factor. In beginsel is dat factor 1 en zijn de gewerkte minuten dus gelijk aan de rekentijd. Er zijn echter een aantal afwijkende factoren:

De declaratie:
Zie hier een voorbeeld van een declaratie (of factuur). Alle declaraties zijn uniek genummerd en dragen als referentie de dossiernaam. In het algemeen wordt tussentijds gedeclareerd wanneer het openstaand saldo tussen de € 1.000,-- en € 2.500,-- ligt of het dossier naar verwachting nog enige tijd openblijft.
Cliënten betalen hun declaraties binnen 14 dagen na factuurdatum op IBAN: NL35INGB0003 6193 33, BIC/SWIFT: INGBNL2A ten name van mr. F.J. Van Eeckhoutte, Amersfoort en onder vermelding van het factuurnummer.

Ordentelijke dossiervoering

De administratieve gegevens over een zaak bevatten alle relevante informatie en zijn snel terug te vinden. Van Eeckhoutte legt alle gegevens overzichtelijk en toegankelijk vast. Ook worden alle dossiers zorgvuldig afgesloten en gearchiveerd en bewaard voor de duur van minstens 5 jaren.

Kwaliteit ingeschakelde derden

Mr. Van Eeckhoutte waarborgt de kwaliteit van eventuele derden die hij inschakelt en brengt u hiervan op de hoogte.

Interne klachtenregeling

Als uitgangspunt van klachtbehandeling geldt dat wanneer een cliënt een klacht heeft, deze klacht allereerst intern wordt behandeld. Dit kan een klacht zijn over Van Eeckhoutte, maar ook over een persoon die werkt onder zijn verantwoordelijkheid.

Van Eeckhoutte staat open voor klachten m.b.t zijn dienstverlening en wil uw oordeel graag betrekken bij de verbetering van zijn dienstverlening. Het advocatenkantoor zorgt ervoor dat klachten op een zorgvuldige en behoorlijke manier worden behandeld.

Heeft u een klacht, vraag of tip, neemt dan contact en verwoordt uw klacht zo duidelijk mogelijk.

De direct betrokken advocaat is op de eerste plaats verantwoordelijk voor een juiste afhandeling van een klacht. De advocaat maakt aantekening van de klacht, waaruit duidelijk de zaak, de cliënt en de aard van de klacht blijkt en brengt dit onder de aandacht van degene die verantwoordelijk is voor de zaak. Alle aantekeningen met betrekking tot de klacht worden gemaakt op een speciaal daartoe bestemd klachtenformulier waarop ook wordt aangegeven op welke wijze de klacht is opgelost.

Mr. Van Eeckhoutte is belast met de afhandeling van de klacht, die daarmee functioneert als klachtenfunctionaris. Hij stelt binnen een maand na ontvangst van de klacht de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk en met redenen omkleed in kennis van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen. Hij doet bij afwijking van de vorenstaande termijn daarvan met redenen omkleed mededeling aan klager en degene over wie is geklaagd, onder vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de gegrondheid van de klacht wordt gegeven. De klager en degene over wie is geklaagd worden in de gelegenheid gesteld een toelichting te geven op de klacht. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

Cliënten worden actief geïnformeerd over het bestaan een interne klachtenregeling. De advocaat besteedt hieraan aandacht tijdens het intakegesprek, en als bijlage bij de intake- en opdrachtbevestiging wordt de informatie over deze klachtenregeling gevoegd.